FAQ WinTrip®

Wie melde ich mich bei WinTrip an?
  • Auf der K25 (Reisekosten) Webseite oder auch auf der dazugehörigen Unterseite zu WinTrip gibt es rechts eine Box „Onlineverfahren“. Klicken Sie in der Box auf „Login WinTrip“ und geben Sie auf der neu geöffneten Seite (WinTrip Web) nun Ihre Anmeldedaten ein.
  •  Ihre Anmeldedaten bestehen aus Ihrem Benutzernamen und dem Passwort Ihres URZ-Accounts der OvGU.
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Wie gebe ich meine persönlichen Daten ein?

WinTrip importiert automatisiert automatisch Ihre Daten aus dem Personalverwaltungssystem HIS-SVA. Sie müssen also nichts selbst eingeben.

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Wie kann ich meine persönlichen Daten ändern? (bspw. nach Umzug, Heirat, …)

Bei Änderungen von Ihren persönlichen Daten nutzen Sie bitte das Formular der Uni zur Veränderungsanzeige von persönlichen Daten. Mit diesem wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten und K2 (Personalwesen). Die neuen Daten werden dann im SVA eingepflegt und automatisch in WinTrip importiert.

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Wo finde ich die Antragstellung für Dienstreisen?

Im Menü „Reisen“ finden Sie oben den Button „Reiseantrag“.

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Was gehört zum „Zweck der Reise“?

Als „Zweck der Reise“ geben Sie bitte den Namen der Tagung / Besprechung / Konferenz / Projekt / … an (Beispiel: „3. internationale Tagung zum Thema Klimaschutz“).

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Was bedeutet „verkürztes Verfahren“?

Der Haken muss hier gesetzt werden, wenn es in Ihrem Fachbereich einen dreistufigen Genehmigungsprozess gibt. Dies bedeutet, dass der Antrag durch einen Vorgesetzten genehmigt wird. Sollten in Ihrem Fachbereich mehrere Vorgesetzte im Antragsprozess involviert sein, setzen Sie hier bitte keinen Haken. Sollten Sie sich nicht sicher sein, was auf Sie zutrifft, dann fragen Sie bitte bei Ihren Vorgesetzten.

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Was muss bei Reisen ins Ausland über mehrere Stationen und Länder beachtet werden?

Im Reiter „Reiseverlauf“ können Sie oben den Button „neuer Zeitraum“ anklicken und einen Reiseabschnitt hinzufügen. Somit können Zwischenstopps in anderen Ländern verzeichnet werden. Dabei ist wichtig in welchem Land Sie sich um 23:59 Uhr befunden haben.

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Kann ich DB-Tickets (GKR) über WinTrip direkt buchen?

Nein, aber Sie können und sollten im Reiter „Verkehrsmittel“ bei Auswahl der Bahn Ihre BahnCard angeben.

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Wie können Vorschüsse, Drittmittel, Abschläge, … angegeben werden?

Im Reiter „Finanzierung“ können unter „Von anderer Seite wird ein Zuschuss gezahlt i.H.v.“ Drittmittel z.B. vom DAAD o.Ä. angegeben werden. Es erfolgt zwar eine automatische Berechnung für den maximalen Abschlag, aber die Beantragung erfolgt wie bisher über händisch über die dafür vorgesehenen Formulare.

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Wo kann ich sehen, wie der aktuelle Status meines Dienstreiseantrages ist?

Im Menü „Reisen“ finden Sie alle Dienstreisen. In der Spalte „Status“ können Sie sehen, wie weit ihr Antrag in der Bearbeitung ist.

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Wie kann ich meine Reisedaten nachträglich ändern?

Wählen Sie in Ihrer Reiseübersicht die jeweilige Dienstreise per Doppelklick aus. Im Reiter „Eckdaten“ und „Reiseverlauf“ können Sie nun Ihre Reisedaten ändern, wie z.B. Beginn und Ende der Reise oder Änderung eines Zwischenstopps. Auch Verkehrsmittel- und Finanzierungsänderungen können in der jeweiligen Registerkarte geändert werden.

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Wie kann ich Verzicht auf Tagegeld angeben?

Im Reiter „Kürzung Verpflegung“ können Sie für jeden Tag einzeln in der letzten Spalte „Verzicht“ auswählen.

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Wer genehmigt Dienstreiseanträge, wann und wie?

Wenn Sie den Dienstreiseantrag ausgefüllt haben, geben Sie ihn zur Finanzierung(skontrolle) an Ihr/e Sekretariat / Ökonomie frei. Kann die Finanzierung der Dienstreise nicht mehr gewährleistet werden, wird Ihr Antrag vom Sekretariat / der Ökonomie abgelehnt. Kann die Finanzierung der Dienstreise gewährleistet werden, wird die Finanzierung vom Sekretariat / der Ökonomie eingeben und der Antrag zur Genehmigung an den Vorgesetzten / Genehmigenden freigegeben. Der / die Vorgesetzte / Genehmigende entscheidet dann über die Genehmigung oder Ablehnung des Dienstreiseantrages und Sie erhalten eine Mail mit der Entscheidung.

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Dürfen Dienstreisen gelöscht werden?

Nein! Grundsätzlich dürfen Dienstreisen nicht gelöscht werden. Nur in besonderer Ausnahme kann die Reisekostenabteilung Ihre Dienstreise löschen.

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Was muss ich machen, wenn ich meine Dienstreise nicht abrechnen will?

Wenn Sie Ihre Dienstreise nicht abrechnen wollen – also auf Ihren Zahlungsanspruch verzichten wollen –, dann gehen Sie bitte wie bei einer normalen Abrechnung vor. Sie können im Reiter „Texte“ dann eine Mitteilung an K25 hinterlassen, dass Sie auf das Geld verzichten.

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Was muss ich machen, wenn meine Dienstreise abgesagt wird?

Wenn Ihre Dienstreise abgesagt wird, dann wählen Sie in WinTrip die betreffende Reise aus, indem Sie sie nur einmal anklicken. Nun ist sie farbig hinterlegt. In der Toolbar erscheint nun der Button „Reiseantrag absagen“, welchen Sie benutzen können. Es öffnet sich nun ein kleines Fenster, in dem Sie die Begründung eintragen können.

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Kann ein im WinTrip® erstellter Dienstreiseantrag kopiert werden?

Ja, wenn die entsprechende Dienstreise noch nicht abgerechnet wurde.

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Kann die Antragstellung für den Reisenden auch durch das Sekretariat/die Ökonomie erfolgen?

Ja. Dazu bitte über den Menüpunkt „Personenauswahl“ den entsprechenden Reisenden auswählen.

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Kann das „verkürzte“ Genehmigungsverfahren, bei Antragstellung automatisch angekreuzt, durch das Sekretariat/die Ökonomie geändert werden?

Ja, solange der Dienstreiseantrag noch nicht genehmigt wurde.

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Wie erfolgt die Bearbeitung von Dienstreiseanträgen vom Sekretariat/der Ökonomie an Genehmigende, die nicht der Kostenstelle des Reisenden zugeordnet sind?

Hier handelt es sich um die Thematik „Fremdfinanzierung“ * . Da eine Abbildung über WinTrip® derzeit technisch nicht möglich ist, sind entsprechende Dienstreisen händisch zu bearbeiten (Beantragung/Abrechnung).
Eine zeitnahe Lösung ist angestrebt.

* Bsp.: zentrale Finanzierung Dienstreisen zu Messen seitens TUGZ, zentrale Finanzierung Weiterbildungsreisen seitens K2 (Titel 52501), zentrale Finanzierung Dienstreisen zu Lasten einzelner Projekte (z. B. STIMULATE)

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Kann ein Dienstreiseantrag für eine Dienstreise mit mehreren Reisezielen/Teilfinanzierungen gestellt werden oder muss für jedes Reiseziel/jede Teilfinanzierung ein gesonderter Dienstreiseantrag gestellt werden?

Ein Dienstreiseantrag ist für die gesamte Dienstreise zu stellen. Die Angabe des gesamten Reiseverlaufes (Darstellung aller einzelnen Reiseziele) ist Grundlage für die sachgerechte Reiseabrechnung.

Hinweis:
Die Aufteilung der ermittelten Reisekostenvergütung auf mehrere Finanzierungsquellen erfolgt händisch per Umbuchungsanordnung (siehe Antrag auf Umbuchung einer Ausgabe). Grund: Derzeit verfügt WinTrip® nicht über eine entsprechende Schnittstelle zum Dezernat Finanzangelegenheiten (K1). Eine zeitnahe Lösung ist angestrebt.

 

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Können Reisen von Studierenden und Hilfswissenschaftlern im WinTrip® beantragt und abgerechnet werden?

Hier besteht ein Unterschied zwischen Studierenden und Hilfswissenschaftlern.

Bei Hilfswissenschaftlern, bei denen ein Vertragsverhältnis mit der OVGU besteht, kann eine Dienstreise über WinTrip® beantragt und abgerechnet werden. Auf Antrag bei K25 werden im Bedarfsfall die entsprechenden Personendaten ins WinTrip® eingepflegt.

Reisen von Studierenden sind im WinTrip® nicht abbildbar. Die Beantragung (privatrechtliche Vereinbarung) und Abrechnung (formlos) dieser Reisen erfolgt daher nach wie vor in Papierform.

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Können Reisen von Gästen im WinTrip® abgerechnet werden?

Nein. Im WinTrip® werden nur Dienstreisen von OVGU-Bediensteten abgerechnet.

Die Abrechnung der Reiseaufwendungen von Gästen (Außenstehende) erfolgt auf der Grundlage der Regelungen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), in Anlehnung an die universitären Bestimmungen, direkt über das Dezernat Finanzangelegenheiten (K1).

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Führt es zu Problemen, wenn die im WinTrip® eingepflegten Angaben zu Adressen und Bankverbindungen nicht aktuell sind?

Ja. Aus diesem Grund ist es wichtig, Veränderungen der persönlichen Angaben an das Dezernat Personalwesen (K2) zu melden (siehe Veränderungsanzeige für persönliche Angaben).

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Kann eine Dienstreiseabrechnung im WinTrip® auch nach dem Ausscheiden eines Bediensteten erfolgen?

Diese Möglichkeit besteht nicht. Das im SVA registrierte Austrittsdatum des Bediensteten wird ins WinTrip® eingespielt. Ab diesem Datum ist der WinTrip®-Zugang des Bediensteten deaktiviert.

Der Fachbereich trägt Sorge dafür, dass zum Ausscheiden eines Bediensteten alle offenen Dienstreiseabrechnungen im WinTrip® erfolgt sind. Sofern im Ausnahmefall hier Probleme auftreten sollten, wenden Sie sich bitte an die Reisekostenstelle (K25).

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Was ist zu tun, wenn Reisende Schwierigkeiten beim Erstellen der Dienstreiseabrechnungen haben und das Sekretariat/die Ökonomie kein Zeitfenster für Erklärungen hat?

Wenn die Anleitungen, Videos und FAQ‘s zu WinTrip® auf der Webseite von K25 nicht ausreichend Hilfe bieten, wenden Sie sich bitte an die Ansprechpartner der Reisekostenstelle (K25). Ggf. kann hier auch ein separater Schulungsbedarf angemeldet werden.

Hinweis:
Derzeit bitte ausschließlich die Anleitungen und Videos auf der Webseite von K25 verwenden, nicht die Anleitungen und Videos im Menü in WinTrip®.
Grund: Die dort eingestellten Videos sind Basis-Anleitungen der Softwarefirma „i&k“, sie bilden nicht das weiterentwickelte WinTrip®-Verfahren der OVGU ab.

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Wie ist mit einem genehmigten Dienstreiseantrag zu verfahren, wenn sich während der Reisedurchführung Änderungen zur Reisegenehmigung ergeben? Besteht Versicherungsschutz bezüglich dieser Veränderungen?

Genehmigte Dienstreiseanträge begründen einen Versicherungsschutz und sind nicht zu löschen (Dokumentationspflicht). Über Änderungen, die sich während der Reisedurchführung ergeben, ist im Hinblick auf einen bleibenden Versicherungsschutz stets zu informieren. Setzen Sie dazu Ihren Fachbereich - den Genehmigenden, das Sekretariat - vorzugsweise per E-Mail in Kenntnis. So lassen sich alle Veränderungen (Bsp. Zeitdauer, Beförderungsmittel) dokumentieren sowie zur Nachweisführung und korrekten Bemessung der zustehenden Spesenvergütung i. R. der Reiseabrechnung als Dokument hochladen. Ein sich ergebender weiterer Handlungsbedarf (Bsp. Stornierungen, Neubuchungen) ist dieser auf Grundlage dieser (E-Mail-)Information umsetzbar.

Bei Änderungen zum genehmigten Dienstreiseantrag im Vorfeld des Reiseantritts kann der Button „Reiseantrag absagen“ im WinTrip® genutzt werden. Die Pflicht zur Dokumentation ist gewahrt und ein neuer Reiseantrag kann gestellt werden.

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Letzte Änderung: 16.06.2021 - Ansprechpartner: Webmaster