FAQ - Dienstreise vorbereiten

Was ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit?

Mit diesem Grundsatz wird zur sparsamen Haushaltswirtschaft angehalten. Es gilt das Minimal- (ein bestimmtes Ziel mit möglichst wenig Mitteln erreichen) und das Maximalprinzip (mit gegebenen Mitteln einen möglichst großen Nutzen erzielen).

D. h., Reisekostenvergütung wird nur insoweit gewährt, als die Aufwendungen und die Dauer der Dienstreise zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendig waren.

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Was ist eine Dienstreise?

Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte, die schriftlich angeordnet oder genehmigt worden sind.

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Im Zusammenhang mit Auslandsdienstreisen wird häufig der Begriff der A1 Bescheinigung benutzt. Was ist darunter zu verstehen?

Was ist eine A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung dient Arbeitgebern und Beschäftigten als Nachweis, welche Rechtsvorschriften über die soziale Sicherheit für den Beschäftigten anzuwenden sind. Sofern Beschäftigte durch die Erwerbstätigkeit einen Bezug zu mehr als einem Land haben, wird über die A1-Bescheinigung belegt, dass der Beschäftigte Versicherungsschutz besitzt und dass er den Sozialversicherungsvorschriften des Heimatlandes unterliegt (bei OVGU-Dienstreisenden dem deutschen Sozialversicherungsrecht). Nach den EU-Regelungen sind Beschäftigte, die gelegentlich (zeitlich befristet) eine Auswärtstätigkeit im Ausland ausführen, von der Sozialversicherungspflicht im Ausland befreit und müssen nicht doppelt SV-Beiträge zahlen. Dies gilt, sofern die voraussichtliche Dauer dieser Tätigkeit 24 Monate nicht überschreitet.

Wer muss eine A1-Bescheinigung mitführen und dies über das Personaldezernat anfordern?

Die A1-Bescheinigung ist von allen beschäftigten Personen der OVGU Magdeburg über das Personaldezernat zu beantragen, die im Rahmen ihres Dienst- oder Beschäftigungsverhältnisses ins Ausland reisen (Professoren, wiss. Mitarbeiter, Mitarbeiter in Verwaltung und Technik, wiss. und studentische Hilfskräfte).

Jeder beruflich bedingte Grenzübertritt macht die A1-Bescheinigung nötig.

Wann müssen OVGU-Beschäftigte eine A1-Bescheinigung beantragen?

Grundsätzlich ist bei jeder Auslandstätigkeit (Dienstreise ins Ausland/Entsendung) in einen Mitgliedstaat der EU/EWR oder in Länder, mit denen Deutschland ein Abkommen über die soziale Sicherheit abgeschlossen hat, eine sogenannte A1-Bescheinigung mitzuführen ist. OVGU-Beschäftigte, die sich auf Veranlassung des Arbeitgebers für eine vorrübergehende Tätigkeit im EU-Ausland aufhalten (im Rahmen von Dienstreisen, Konferenzteilnahmen, Fortbildungen etc.) benötigen rechtzeitig v o r Reisebeginn eine A1-Bescheinigung.

Für welche Länder muss eine A1-Bescheinigung mitgeführt werden?

Länder: Australien, Belgien, Bosnien-Herzegowina, Brasilien, Bulgarien, Chile, China, Dänemark, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Indien, Irland, Island, Israel, Italien, Japan, Kanada, Korea, Kosovo, Kroatien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malta, Marokko, Mazedonien, Montenegro, Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Quebec, Rumänien, Schweden, Schweiz, Serbien, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechien, Tunesien, Türkei, Ungarn, Uruguay, USA, Vereinigtes Königreich, Zypern und andere (Siehe SV-Net)

Was passiert, wenn die A1-Bescheinigung im Ausland nicht vorgezeigt werden kann?

In Europa finden zunehmend Kontrollen zur Vorlage der A1-Bescheinigung statt, insbesondere in Österreich, Frankreich oder der Schweiz. Sofern die A1-Bescheinigung fehlt, kann dies für die Reisenden als auch für die Universität unangenehme Folgen und finanzielle Konsequenzen haben (z. B. Verweigerung des Zutritts, Schwierigkeiten bei der Wiederausreise, sofortige Einzahlung von SV-Beiträgen nach dem Recht des Aufenthaltsstaates, Nichtgewährung von Leistungen aus einer Unfallversicherung nach einem Arbeitsunfall etc.). Sollte die A1-Bescheinigung bei Reisebeginn noch nicht vorliegen, führen Sie bitte eine Antragskopie mit. 

Wer ist zuständig für die Ausstellung der A1-Bescheinigung?

Zuständig für die A1-Beschaffung sind der Arbeitgeber (Personaldezernat/K2) und die Dienstreisenden selbst. Ansprechpartner für gesetzlich versicherte Beschäftigte ist dabei die jeweilige Krankenkasse, für privat versicherte/verbeamtete Personen die Deutsche Rentenversicherung Bund. Da die Dienstreisebearbeitung an der OVGU getrennt von der monatlichen Entgeltabrechnung abläuft, stellt die OVGU zwei differenzierte Formblätter zur Verfügung, mit denen alle nötigen dienstreise- und arbeitgeberbezogenen Daten erfasst werden können.

Wie läuft uniintern der Prozess der Bereitstellung der A1-Bescheinigung ab?

Antragstellung sowie Dienstreiseberatung und Kostenerstattung erfolgen wie bisher über den Fachbereich bzw. über die Abt. Reisekosten (K25) rechtzeitig v o r Reisebeginn.

Bei jeder Auslandsdienstreise muss der Dienstreisende parallel zum Dienstreiseantrag jeweils eins der beiden möglichen Formulare ausfüllen. Für das EU-Ausland ist die A1-Bescheinigung (Anzeige eines dienstlichen Auslandsaufenthaltes) und für das Nicht-EU-Ausland die Bescheinigung bei Auslandsdienstreisen zu nutzen. Die Beschäftigten tragen alle notwendigen reiserelevanten Angaben ein (z. B. Auslandsaufenthalt, Unterkunft und Krankenversicherung) und sendet dieses Formblatt zur weiteren Vervollständigung der Daten per E-Mail an die angegebene K2-Adresse des Personaldezernates . Von K2 aus erfolgt über die Ausfüllhilfe der online Plattform „SV-Net“ die Weiterleitung des Antrages an den zuständigen Sozialversicherungsträger. Dies sind die Krankenkassen (bei gesetzlich Versicherten) oder der DRV-Bund (bei Verbeamteten/privat Versicherten). Nach Prüfung der Voraussetzungen für A1-Bescheinigung durch die Sozialversicherungsträger und Rücksendung an K2 erhält der Dienstreisende die gültige A1-Bescheinigung zur Mitnahme auf seiner Reise.

Es handelt sich hier um Sozialversicherungsrecht. Hier kommt das Personaldezernat auch an Beratungsgrenzen. Bitte wenden Sie sich bei weiteren Fragen an Ihren Versicherungsträger.

Muss die A1 Bescheinigung mitgeführt werden?

Die Bescheinigung muss von Dienstreisenden mitgeführt werden. Bei ganz kurzfristigen Dienstreisen genügt auch der Nachweis der Antragsstellung.

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Können Reisekosten bei Vorstellungsgesprächen erstattet werden?

Bezüglich der Reisekostenvergütung bei Vorstellungsreisen von Bewerbern gilt für die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg die Regelung des Ministeriums der Finanzen des Landes Sachsen-Anhalt (MF LSA) vom 11.07.2013.

Demnach können Reisekosten, die im Zusammenhang mit Vorstellungsreisen von Bewerberinnen und Bewerbern auf Stellenausschreibungen der OVGU entstehen, nicht erstattet werden. Da aus Imagegründen dieser Hinweis in die Stellenausschreibungen nicht mehr aufgenommen wird, ist dieser Hinweis in die Einladung zum Vorstellungsgespräch aufzunehmen. Das gilt auch, wenn diese per E-Mail oder telefonisch erfolgt.

Nur in  Ausnahmefällen können Reisekosten für Vorstellungsgespräche erstattet werden, allerdings gelten dafür Grenzen, die in der Reisekosten-Richtlinie (unter Punkt D6) näher erläutert werden.

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Wer kann einen Dienstreiseantrag stellen?

Jede/Jeder Beschäftige der OVGU kann einen Dienstreiseantrag stellen. Die dazu erforderlichen Formulare („Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise“ bzw. „Privatrechtliche Vereinbarung“) sind im „Formularpool“ zu finden. Bei der Nuzung von WinTrip® erfolgt die Reisebeantragung innerhalb von WinTrip® (siehe Button "Reiseantrag").

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Wer ist ein/e Beschäftigte/r an der OVGU Magdeburg?

Jede, die/Jeder, der ein Dienst- oder Arbeitsverhältnis mit der Universität hat (z. B. auch studentische Hilfskräfte).

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Warum benötigt man eine Dienstreisegenehmigung?

Die Dienstreisegenehmigung beinhaltet das Recht zur Erledigung von Dienstangelegenheiten außerhalb der Dienststätte. Sie dient auch zur Erlangung des gesetzlichen Unfallversicherungsschutzes. Zudem ist sie die Grundlage für die Auszahlung von Reisekosten. Die Haushaltsstelle, aus der die Reisekosten gezahlt werden sollen, muss eingetragen sein.

WICHTIG: Ein genehmigter Dienstreiseantrag verbleibt im Original beim Reisenden, und zwar bis zu dem Zeitpunkt, da die Dienstreise abgerechnet wird. Erst dann ist er den Abrechnungsunterlagen (Reisekostenrechnung) beizufügen.

Soll ein Abschlag gezahlt oder vorab eine Rechnung beglichen (z. B. für Hotel, Flug oder Tagungsgebühren) werden, reicht das Beifügen der Reisegenehmigung in Kopie.

Bei der Nutzung von WinTrip® verbleibt die Reisegenehmigung im WinTrip® (kein Ausdrucken und Mitführen notwendig) und ist bei der Abrechnung der Dienstreise automatisch Abrechnungsgrundlage.

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Was ist eine Fortbildungsreise?

Hier handelt es sich um Reisen, die Bedienstete nach Abschluss ihrer Ausbildung zur beruflichen Weiterbildung oder zur Erweiterung ihrer beruflichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen, zur Anpassung an geänderte dienstliche Anforderungen oder zur Vorbereitung auf die Wahrnehmung neuer oder anderer Aufgaben unternehmen.

Dienstreisen hingegen umfassen das Dienstgeschäft und die zu seiner Erledigung notwendigen Fahrten. Eine Dienstreise liegt regelmäßig dann vor, wenn ohne die/den Dienstreisenden beispielsweise ein Termin oder eine Besprechung nicht stattfinden würde. D. h., es ist grundsätzlich ein aktiver Beitrag der/des Dienstreisenden erforderlich.

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Was ist ein Reisekostenvorschuss?

Ein Reisekostenvorschuss ist eine Vorauszahlung auf die bei der Reise zu erwartenden Kosten. Maximal 80% der voraussichtlichen Gesamtaufwendungen kommen als Vorschuss zur Auszahlung, sofern diese mindestens 200 Euro betragen.

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Was sind Kosten, die vom Lehrstuhl/Bereich bezahlt wurden?

Das sind z. B. Fahrkosten (Flugticket, Bahnfahrkarten) oder Teilnahmegebühren die der Lehrstuhl/die Einrichtung direkt an die Rechnungsstellerin/den Rechnungssteller bezahlt hat.

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Was ist eine unentgeltliche Übernachtung?

Wird eine Übernachtung z. B. von einer einladenden Stelle oder einem Projektpartner (Aufzählung nicht abschließend) übernommen, also ohne Berechnung zur Verfügung gestellt, ist sie unentgeltlich.

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Welche Kosten werden mir bei einer Zugfahrt erstattet?

Erstattungsfähig sind die Kosten, die bei Nutzung der 2. Wagenklasse (2. Kl.) der Deutschen Bahn anfallen. Alle möglichen Fahrpreisermäßigungen sind in Anspruch zu nehmen.

WICHTIG: Die 1. Wagenklasse ist nutzbar, erstattet werden jedoch nur die Kosten der 2. Klasse.

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Was sind Fahrpreisermäßigungen?

Hierzu gehören z. B. Spartarife, Wochen- oder Monatskarten, BahnCard, Jobticket, Netz- oder Zeitkarten.

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Was ist der Firmenkundenrabatt (FKR) der Bahn?

Die OVGU ist Firmenkunde der Deutschen Bahn (DB). Daher räumt die DB der OVGU  zur Zeit einen Firmenkundenrabatt (FKR) in Höhe von 5% des Fahrpreises ein. Er wird nicht auf Sonderpreise (z. B. Spezialtarife, private BahnCard) gewährt und darf nicht im Rahmen von Privatreisen genutzt werden.

Wird zusätzlich zum FKR ein BahnCard-Rabatt gewünscht, ist eine BahnCard Business zu erwerben (siehe Formularpool „Kostenprognose zum Erwerb der BahnCard Business“).

WICHTIG: Eine arbeitgeberfinanzierte BahnCard Business kann auch für private Reisen verwendet werden.

Der FKR kann wie folgt genutzt werden:

  • beim Online-Fahrkartenkauf über das Firmenkundenportal der Deutschen Bahn
  • beim Fahrkartenkauf in DB-Reisezentren unter Angabe der BMIS 2304558 (Kundennummer der OVGU bei der DB).

 

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Kann ich einen Flug in der Business Class buchen?

Wenn die reine Flugzeit mindestens vier Stunden beträgt, können die Kosten einer höheren Beförderungsklasse erstattet werden.

Bei Flugreisen mit einer Flugzeit von weniger als vier Stunden und bei Flugreisen innerhalb Europas bleibt die Kostenerstattung auf Kosten in der niedrigsten Beförderungsklasse, d. h. Economy- oder vergleichbare Klasse, begrenzt.

Bitte beachten: Eine Erstattung der Kosten, die bei der Benutzung eines Flugzeuges in der 1. Klasse entstehen, ist - unabhängig von der Entfernung des Reiseziels - ausgeschlossen.

Für weitere Informationen siehe „Reisekosten-Richtlinie“ -> „B1 Rechtliche Grundlagen“/Auslandsreisekostenverordnung und „D4 Organisation und Buchung von Reisemitteln“/Flugzeug.

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Habe ich bei der Dienstreise Schadenersatzanspruch, wenn ich mein privates Kraftfahrzeug benutze?

Sachschadenshaft besteht ausschließlich dann, wenn an der Nutzung des privaten Pkw im Rahmen der Reisegenehmigung ein erhebliches dienstliches Interesse (große Wegstreckenentschädigung) begründet wurde.

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Kann eine Dienstreise mit einer Privatreise verbunden werden ?

Ja. Sie dürfen einen Privatreise mit einer Dienstreise verknüpfen. Wichtig dabei ist, dass die Reise nicht mit mehr als 5 Werktagen privater Zeit verbunden wird, da bei einer Überschreitung nur die zusätzlich zur Erledigung des Dienstgeschäfts notwendigen Kosten als Fahrtauslagen erstattet werden.

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Was muss ich beachten, wenn ich meine Dienstreise mit mehr als fünf Tagen Privatreisezeit verbinden möchte?

Dauert ein Urlaub länger als fünf Arbeitstage, wird der Reise ein überwiegend in der Privatsphäre liegender Hintergrund unterstellt. Der Gesetzgeber geht davon aus, dass der private Teil dieser Kombination im Vordergrund steht. Der Arbeitgeber übernimmt daher nur die unmittelbar zusätzlichen Fahrtauslagen. Zusätzliche Fahrtauslagen sind die, die ohne das Dienstgeschäft nicht angefallen wären. Dabei kommt es nicht darauf an, ob zuerst die Dienstreise oder der Urlaub geplant war.

Auch das Verhältnis/die Relation zwischen der Dauer der Dienstreise und der Dauer des damit verbundenen Urlaubs spielt keine Rolle. Entscheidend ist, dass der private Aufenthalt mehr als fünf Urlaubstage umfasst. Ob der Urlaub vor der Dienstreise liegt, Dienstgeschäfte unterbricht oder sich an die Dienstreise anschließt, ist unerheblich. Die 5-Tagefrist bezieht sich auf „arbeitspflichtige“ Tage, an denen tatsächlich Dienst zu leisten ist.

Damit die Höhe der zu erstattenden Fahrt-/Flugkosten korrekt ermittelt werden kann, sind Kostenvergleiche erforderlich. Und zwar für die aufgrund des tatsächlichen Reiseverlaufs entstehenden Fahrt-/Flugkosten bzw. zurückzulegenden Wegstrecken (= Kostenvergleich für dienstlichen und privaten Teil!) und für die Fahrt-/Flugkosten bzw. zurückzulegenden Wegstrecken (Kilometer), die entstanden wären, wenn nur die private Reise durchgeführt worden wäre (= Kostenvergleich nur privater Teil!).

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Können Reisekosten für Begleitpersonen erstattet werden?

Nur in den Fällen, in denen die/der Dienstreisende auf eine Begleitperson angewiesen ist (Eintrag im Schwerbehindertenausweis). Dieser Person können die Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten gegen Einzelnachweis bis zur Höhe der Kosten erstattet werden, die der/dem Dienstreisenden erstattet würden.

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Was ist eine Ausschlußfrist?

Die Ausschlussfrist beträgt sechs Monate. Sie beginnt einen Tag nach Ende der Dienstreise. Nach Ablauf der Frist wird keine Reisekostenvergütung mehr gewährt. Reisekostenvorschüsse sind in voller Höhe zurückzuzahlen es sei denn, der Verbrauch von gewährten Reisemitteln ist nachweisbar.

Mit Beendigung der Dienstreise hat der Reisende sechs Monate Zeit, die Reisekostenrechnung einzureichen. Diese ist möglichst zeitnah mit allen Kostennachweisbelegen im Original (Bsp. Rechnungen, Flugscheine, Fahrkarten) einzureichen.

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Tagungsgebühr und Social Events

Tagungsveranstalter bieten Teilnehmenden mitunter die Möglichkeit der Inanspruchnahme immer vielfältiger werdender Events. Dazu zählen nicht nur Konferenzdinner oder -banketts, sondern auch Rahmenprogramme (oder „Social Events“). Die Teilnahme an solchen Veranstaltungen ist überwiegend kostenpflichtig. Häufig sind Angebote dieser Art nicht bereits in eine Tagungsgebühr inkludiert, sondern müssen bei Bedarf zusätzlich gebucht und gezahlt werden.

Soll im Rahmen der Durchführung eines Dienstgeschäftes die Teilnahme an derartigen Events seitens des Arbeitgebers finanziert werden, ist das Vorliegen einer dienstlichen Notwendigkeit hierfür Voraussetzung.

Die dienstliche Notwendigkeit der Teilnahme ist seitens des Dienstvorgesetzten bereits im Rahmen der Reisegenehmigung (Dienstreiseantrag) zu begründen und entsprechend zu dokumentieren.

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Was ist bei der Buchung von Fahrkarten per BahnCard zu beachten?

Wird bei der Fahrkartenbuchung ein falscher BahnCard-Typ angegeben – sprich BahnCard Business (BCB), statt private BahnCard (BC) – und fällt das bei der Fahrkartenkontrolle im Zug auf, wird eine Gebühr in Höhe von 19 Euro erhoben. Diese Gebühr ist seitens des Arbeitgebers nicht erstattungsfähig.

Bitte beachten: Vor Abschluss der Reisemittelbuchung ist daher immer zu prüfen, dass der für den konkreten Fall zutreffende richtige Bahncard-Typ angekreuzt ist.

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Ist die Teilnahme an einer digitalen Veranstaltung (Bsp. Konferenz, Tagung) eine Dienstreise?

Hier wird keine Dienstreise durchgeführt. Da diese Art von Veranstaltungen online stattfinden, erfolgt die Teilnahme z. B. von Zuhause aus oder im Büro. Eine Dienstreisegenehmigung ist demzufolge nicht erforderlich.

Anfallende Aufwendungen (Bsp. Tagungsgebühren) werden per „Antrag auf Rückerstattung von Barauslagen“ (siehe Formularpool) abgerechnet.

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Was muss ich beim Einholen von Kostenvergleichsangeboten beachten?

Hier liegt das Vergaberecht zugrunde. Es regelt, was öffentliche Einrichtungen beachten müssen, wenn sie Güter und Leistungen einkaufen. Die Vorschriften zum Vergabeverfahren stellen dabei Wettbewerb, Transparenz und Gleichbehandlung sicher.

Bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte direkt an die Abteilung Beschaffung, Zahlstelle (K13) des Dezernates Finanzangelegenheiten (K1).

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Ich habe keinen Reisepass, benötige ich einen solchen für meine Dienstreise?

Informationen dazu erteilt das „Auswärtige Amt“.

Benötigen Sie ein solches Dokument, planen Sie unbedingt genügend Zeit für die Anschaffung im Vorfeld Ihrer Dienstreise ein.

Wichtig:
Sind Reisedokumente (Bsp. Reisepass, Personalausweis) bereits vorhanden, beachten Sie bitte die Einreisebestimmungen des Ziellandes – teils muss der Reisepass noch mehrere Monate nach Ausreise gültig sein.

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Wie erhalte ich sicherheitsrelevante Informationen zu meiner Dienstreise?

Das „Auswärtige Amt“ stellt Informationen in drei Gruppen zur Verfügung. Sie können sich hier über Reisehinweise (Bsp. Auskünfte über Einreisebestimmungen, medizinische Hinweise, zoll- und strafrechtliche Besonderheiten), Sicherheitshinweise (Bsp. länderspezifische Risiken für Reisende und Deutsche im Ausland) und Reisewarnungen (Bsp. Warnung vor Reisen in ein Land/eine Region) informieren.

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Kann ich Sharing-Economy-Dienste (Bsp. Airbnb, Uber) in Anspruch nehmen?

Die Möglichkeit besteht. Sollte davon Gebrauch gemacht werden, können die dadurch entstehenden Aufwendungen vergütet werden.

Sie sollten jedoch nicht außer Acht lassen, dass es zwischen „althergebrachten“ und privaten Unterkunfts- und Transportarten durchaus Unterschiede gibt. So müssen Geschäftshotels beispielsweise vor ihrer Eröffnung zahlreiche Tests in Bereichen wie Brandschutz oder Hygiene bestehen, während private Vermieter dies nicht tun müssen, und eine Taxilizenz erfordert in nahezu allen Ländern einen speziellen Fähigkeitsnachweis, den private Fahrer in der Regel nicht besitzen.

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Wo erhalte ich Informationen zum Thema Impf- und Gesundheitsschutz?

Informationen geben sowohl das „Auswärtige Amt“, wie auch das „Robert Koch-Institut“.

Vorsicht ist bei Reisen in Länder mit besonderen klimatischen Belastungen (geografisch zwischen dem 30. Grad nördlicher und südlicher Breite) und Infektionsgefährdungen geboten. Bei vorhandenen gesundheitlichen Einschränkungen ist eine Tätigkeit in solchen Ländern abzuwägen.

Nehmen Sie regelmäßig Medikamente ein, müssen auch diese im Reisegepäck dabei sein. Für bestimmte Medikamente ist eine ärztliche Bescheinigung für die Einreise oder die Mitnahme im Handgepäck erforderlich.

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Wozu berechtigt ein genehmigter Dienstreiseantrag?

Eine Dienstreisegenehmigung ist nicht nur entscheidend für z. B. die Anerkennung der dienstlichen Notwendigkeit, versorgungs- und unfallrechtliche Ansprüche sowie Schadenersatz, sondern ebenso für die Vergütung von Reiseaufwendungen. D. h. Kosten, die bereits im Vorfeld der Dienstreise anfallen (Bsp. Tagungsgebühren), werden ohne das Vorliegen eines genehmigten Dienstreiseantrages seitens des Arbeitgebers nicht vorab bezahlt.

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Letzte Änderung: 04.08.2021 - Ansprechpartner: Webmaster