Verwaltungshandbuch

Künftig informieren Rundschreiben

Es gab Mitteilungen des Rektorats, Rektoratsanweisungen oder Dienstanweisungen. Alle hatten sie ihre eigene fortlaufende Numerierung. Die Ordner mit diesen Richtlinien über die Einhaltung von Regularien an der Universität wurden immer dicker und durch ständige Novellierungen nur noch schwer zu überschauen.

Mehr Übersichtlichkeit und eine bessere Handhabung müßte erreicht werden. In den zurückliegenden Monaten wurde ein Verwaltungshandbuch konzipiert, mit dessen Aufbau ab diesem Wintersemester begonnen wird. Alle Regelungen der Universität werden künftig als Rundschreiben in drei Teilen herausgegeben. Der 1. Teil umfaßt Hochschulrechtliche Ordnungen (A-Rundschreiben). Der 2. Teil (B-Rundschreiben) faßt Ordnungen und Regelungen mit allgemeiner und längerfristiger Gültigkeit zusammen. Der 3. Teil wird Regelungen und/oder Informationen mit einmaliger oder kurzfristiger Wirkung (C-Rundschreiben) enthalten. Die Deckblätter für diese in DIN A4 erscheinende Loseblattsammlung sind den Struktureinheiten bereits zugegangen. Für die Rundschreiben wurde ein einheitliches Layout erstellt (siehe auch Mitteilungen des Rektorats 89/98 vom 13. 8. 98). Eine Diskette mit dem Layout kann vom Dezernat Allgemeine Angelegenheiten (K5) abgefordert werden.

Die von den Struktureinheiten erstellten Rundschreiben müssen weiterhin durch das Rektorat genehmigt werden und den Verantwortlichen für die Ausfertigung ausweisen. Sollte mit einem aktuellen Rundschreiben eine frühere Ordnung außer Kraft gesetzt werden, ist dies zu vermerken und auf die Entfernung aus dem Verwaltungshandbuch hinzuweisen. Nach der Genehmigung sind eine Diskette mit einer Word-Datei sowie ein Ausdruck des Rundschreibens an K5 zur Veranlassung des Drucks, der Verteilung und der Einarbeitung ins Internet zu geben. Die Pflege und Aktualisierung fakultätsbezogener Ordnungen im Internet erfolgt durch die Fakultäten selbst. Die A-Rundschreiben sind unter der Adresse http://www.uni-magdeburg.de/~k3/verwaltung//orgplan.html zugänglich. Für die B- und C-Rundschreiben besteht nur ein universitätsinterner Zugang.

Anweisungen und Mitteilungen, die noch gelten, sind in den nächsten Wochen von den Strukturbereichen, die sie ausgefertigt haben, der neuen Form anzupassen. Studien-, Prüfungs-, Promotionsordnungen usw., also vorrangig A-Rundschreiben, werden bei der nächsten planmäßigen Überarbeitung in die neue Form gebracht.

"Die Idee des Verwaltungshandbuches ist insgesamt positiv aufgenommen worden", schätzte Dr. Joachim Köhler, Dezernent Allgemeine Angelegenheiten und verantwortlich für die Konzipierung, ein. "Jetzt liegt es an den Struktureinheiten selbst, eine ordnungsgemäße Ablage zu führen."
Ines Perl