Die Verwaltung wird digital(er) – ab 2021 webbasierte Bearbeitung von Dienstreisen und Lehraufträgen

03.12.2020 -  

 

Rückblick 2020:

Keine Frage, 2020 ist und bleibt ein „besonderes“ Jahr. Die Corona-Pandemie mit einer zweiten Ansteckungswelle begleitet fast die gesamte Welt und lässt große Teile Europas und Deutschlands im Zeichen des zweiten Lockdowns stehen. Das private und dienstliche Reisegeschehen kam bisher fast zum Erliegen. Das Coronavirus SARS-CoV 2 hat für Unsicherheit und viele Fragen gesorgt und auch an der OVGU Magdeburg so manchen Verfahrens- und Prozessablauf durcheinandergewirbelt.

Wir wissen, um das Virus einzudämmen und möglichst unbeschadet aus der Krise herauszukommen, gehören nicht nur Abstand halten, Maske tragen, Hände waschen dazu. Die Umsetzung des eingeschränkten Kontaktbetriebes, der verstärkte Einsatz online- und Web-unterstützter Lehrformen sowie das Mobile Arbeiten von zuhause sind ebenso unumgänglich.

Seit dem Corona-Ausbruch im März 2020 hat sich viel getan. Die Digitalisierung machte einen großen Sprung. In zuvor nie gekanntem Umfang fand eine Vielzahl ansonsten über Dienstreisen und Weiterbildungen in Präsens laufender Veranstaltungen und Konferenzen nicht statt, wurde vertagt bzw. digital über Telefon- bzw. Videokonferenzen abgehalten.

Innerhalb des Personaldezernates war 2020 die Abteilung Reisekosten und Lehrbeauftragte aufgrund der Themenfelder „Dienstreisen und Lehraufträge“ in besonderer Weise davon betroffen. Den „normalen Uni-Alltag zu leben, bestimmte Arbeitsaufgaben an einem anderen Ort zu erfüllen, zu reisen, gemeinsame Forschung zu betreiben, Geschäftspartner zu kontaktieren oder vor Studierenden differenzierter Studiengänge direkt „Lehraufträge“ zu halten; all das war kaum möglich.

Ausblick 2021:

Mittlerweile ist es offensichtlich, dass es erst dann wieder einigermaßen “normal/wie früher“ laufen kann, wenn entweder ein großer Teil der Weltbevölkerung durchgeimpft ist oder die Quarantänen aufgehoben werden können, weil die Infektionsraten überall ähnlich sind. Mitte 2021 ist immer noch der Best Case - ggf. wird es länger dauern.

Nach wie vor wird es Dienstreisen und Lehraufträge an der OVGU Magdeburg geben.

In Hinblick auf die Abwicklung vergangener, nicht so wie geplant stattgefundener, Dienstreisen wird es auch künftig (trotz grundsätzlicher Regelungen) immer wieder Einzelfallentscheidungen geben. Dies betrifft neben dem Dienstreisegeschehen mit der rechtlich möglichen Rückgabe- und Erstattung geplanter Reisemittel, mit den erfolgten Stornierungen und den ausgestellten Gutscheinen natürlich auch die Erteilung von Lehraufträgen mit den „Stundennachweisen in Corona Zeiten“.

Bezüglich der Verfahrensart zur Bearbeitung beider Prozesse wird sich 2021 aber etwas für alle Beteiligten ändern.

In der Universitätsverwaltung des Personaldezernates, insbesondere in der Abteilung Reisekosten und Lehrbeauftragte werden in Verbindung mit dem zuvor bereits angesprochenen Digitalisierungsprozess zwei neue Web-basierte, anwenderfreundliche Softwareprogramme für die OVGU zum Einsatz kommen. Damit verbunden ist eine schnellere, effektivere, papierärmere und damit umweltfreundlichere sowie rechtlich/steuerlich belastbare Bearbeitung abgesichert.

• Für den Dienstreise-Bereich handelt es sich um die Reisekosten-Software „WinTrip“ der Kieler Firma „i&k“
• Für den Lehrauftrags-Bereich handelt es sich um die Lehrauftrags-Software „D3/Lehraufträge“ von K54/K25

Bei aller Verschiedenheit des Einsatzgebietes beider Softwareprogramme haben beide doch auch gleiche Grundlagen:

• Schnittstellen zu den führenden hochschulinternen HIS-Systemen SVA und FSV.
• Nutzung des universitärer Dokumentenmanagementsystem D3 für eine papierlose (bzw. -ärmere) Bearbeitung.
• Webbasierte Programmanwendung und Möglichkeit der Nutzung rollenspezifischer Anleitungshilfen
• Anmeldung am System über den üblichen Uni Account (Benutzername und Passwort)

Mit dem Softwareprogramm zur Reisekostenbearbeitung „WinTrip“ der Kieler Firma i&k“ wird die alte, bis dahin vorwiegend händische Bearbeitung durch eine digitale Web-basierte Antragstellung und Abrechnung von Dienstreisen abgelöst. Zusätzlich zu diesem eigentlichen Ziel ist es (über die universitätsspezifische Anpassung auf Gegebenheiten und Erfordernisse an der OVGU) mit WinTrip möglich, weitere Funktionalitäten (wie z.B. die Genehmigung oder die Auszahlung des ermittelten Erstattungsbetrags) automatisiert zu nutzen. Ohne weiteren Medienbruch können mit dem WinTrip-Programm über Plausibilitäten und über passfähige Schnittstellen zu o.g. Verwaltungssystemen Daten und Informationen überführt werden. Hierzu werden u.a. die von den dezentralen Struktureinheiten vorgeprüften Datenangaben und die eingescannten hochgeladenen Dokumente über hinterlegte Rollern-Rechte-Beziehungen automatisiert an die jeweils Verantwortlichen weitergeleitet, von der Reisekostenstelle nochmals auf reisekostenrechtliche sachliche und rechnerische Richtigkeit geprüft und per Knopfdruck in das Finanzsystem von K1 überführt. Wenn alles passt, erfolgt gleich die Auszahlung auf das Gehalts- und Bezüge-Konto des Dienstreisenden.

Ab Januar 2021 werden die sogenannten Pilotbereiche (als repräsentative Vertreter der OVGU mit zurückliegendem intensiver Rückkopplung im Rahmen des Arbeitskreises nach Testung im Probebetrieb) die Softwareprogramme im Echtbetrieb anwenden.

Nach und nach werden weitere Kostenstellen eingebunden. Zudem gibt es selbstverständlich zeitnah und auch über das Web Informationsveranstaltungen, Anleitungshilfen und Videoclips. Dazu folgen noch im Dezember 2020 weitere Informationen.

Kontakt:
Marion Wilhelm I Abt. Reisekosten und Lehraufträge I Tel.: 67-57018 I

Andreas Grahn | Abt. Reisekosten und Lehraufträge I Tel.: 67-51076  I