[WinTrip] Die OVGU stellt ihre Dienstreisebearbeitung auf eine digitale Webbasierte um
Die OVGU stellt ihre Dienstreisebearbeitung auf eine digitale Webbasierte um
Es ist soweit: An der OVGU wird mit der Reisekostensoftware WinTrip der Kieler Firma i&k die bisherige, analoge (Papier) - Dienstreisebearbeitung digital abgelöst. Neue zeitgemäße und erprobte Wege werden über ein zentrales webbasiertes Portal beschritten. Ein guter Mix aus altem Bewährtem mit neuem Digitalen kommt damit zur Anwendung (siehe Newsletter 12/20).
Der mit WinTrip verbundene Digitalisierungs-Prozess an der OVGU trifft zusammen mit der Corona Pandemie, die mit den damit verbundenen Reisebeschränkungen Allen viel abverlangt. Viele der „früher“ ganz selbstverständlich über Dienstreisen ablaufenden Veranstaltungen müssen vertagt werden, fallen aus oder laufen digital über Telefon- bzw. Videokonferenzen. Nachteile bei der WinTrip Einführung waren die mit Corona verbundenen Planungsunsicher-heiten sowie das Fehlen geeigneter Test-Dienstreisen. Vorteile waren die daraus gewonnene Zeit, sich auf NEUES einzulassen. Hinter uns liegt ein mehrjähriger Prozess, in dem die OVGU das historisch gewachsene Dienstreise-Bearbeitungsverfahren verlässt.
Wir hoffen, dass die Reisekostensoftware WinTrip Allen bereits ein Begriff ist und sich auch künftig im Sprachgebrauch weiter etabliert. Ein breites Umdenken hat mittlerweile eingesetzt.
WinTrip ist anwenderfreundlich, übersichtlich, transparent, zentral, digitale und webbasiert. Es ermöglicht die Umsetzung des IT-unterstützten Prozesses der Beantragung, Genehmigung, Abrechnung und Erstattung der Reisekosten auf das Gehalts- und Bezüge Konto der OVGU Beschäftigten sowie die digitalisierte Dokumentenablage mithilfe von D3.
Bei der Einbindung von WinTrip werden die Anwender nicht sich selbst überlassen, sondern über Schulungen und andere vielfältige Instrumente soll neben der sachgerechten Nutzung auch die breite Akzeptanz gewährleistet werden. Zum Verständnis von Wirkungsweise und Funktionalitäten gibt es für Administratoren und alle Anwender (Dienstreisende, Sekretariate/Ökonomie, Genehmigende /Befürworter /Reisekostenstelle) vielfältige Hilfen. Sie liegen in Papierform vor, als digitale Arbeitsanleitungen und als Demo-Videos. Geplant sind zentrale und Rollenbezogene Schulungsveranstaltungen. Tiefere Einblicke in einzelne Funktionsbereiche sollen helfen, ggf. vorhandene „Ängste vor dem Neuen“ zu reduzieren. Auch die Neugier soll geweckt werden, sich damit zu beschäftigen und WinTrip als echte Hilfe zu empfinden. Bei Fragen hilft die K25 Webseite und die Reisekostenstelle (vor Ort, Telefon, E-Mail)
Wie erfolgte der Test von WinTrip?
Die Einführung der Reisekosten Software WinTrip an der OVGU lief über ein abgestuftes Beteiligungs-Verfahren ab. Verantwortlich war das Personaldezernat der OVGU, in enger Zusammenarbeit mit dem Finanzdezernat und der IT Abteilung des Dezernates Zentralen Dienste. Darüber hinaus brachten viele OVGU Vertreter als sog. Piloten ihr Wissen und ihre Erfahrungen sowie ihre eigenen Bereichs-Anforderungen kompetent und zielführend mit ein.
Nach der Erprobung der Basisfassung der CAU Uni Kiel erfolgte die Installation der auf die OVGU Besonderheiten und Kostenstellenanforderungen angepassten OVGU Fassung. Es begann der Testbetrieb, der nach Fehlerfindung und Datenanpassungsproblemen in den Pilotbetrieb überging. Nach weiterer Mängelbeseitigung ist seit 2021 der Echtbetrieb möglich sowie die Uni-übergreifende Anwendung von WinTrip durch die OVGU Angehörigen.
Wie sieht der WinTrip Prozessablauf aus?
Über einen Link gelangt man zur Eingangsmaske von WinTrip. Dort müssen sich Nutzer lediglich mit ihrem Uni-Account, Benutzernamen und dem Passwort regulär anmelden. Mithilfe anwenderfreundlicher Menüführung führt das System den Nutzer von Seite zu Seite des Dienstreise-Antrages. Im Prinzip sind über die Webseiten auch alle Angaben zu machen (wer-wann-warum-wohin-womit und wie teuer etwa reisen will), wie sie zuvor in den bekannten Papierformularen einzutragen waren. Nach Dienstreise-Ende füllt man das Web-Abrechnungsformular aus. Vorteil ist hier, dass sich bereits die Inhalte aller Antragsfelder automatisiert in der Abrechnungsmaske befinden. Der Nutzer (ggf. auch das Sekretariat/Ökonomie) prüft nun, ob alles, wie geplant, ablief und korrigiert bei Bedarf die Feldinhalts-Angaben. Die Eingabe wichtiger Finanzparameter (aus welchem Finanztopf die Dienstreise bezahlt wird) erfolgt grundsätzlich über das jeweils zuständige Sekretariat/die Ökonomie. Mit der Nutzeranmeldung im WinTrip-System läuft im Hintergrund ein Abgleich über SVA. Damit erfolgt auch der Voreintrag aller Rollenbezogenen Daten der nutzenden Person sowie die Daten-Weiterleitung (gemäß dem Rollen Rechte Konzept) an den Zuständigen.
Ihr Wissen wissen wir zu schätzen – Zeitplan grob
- Die Einführung von WinTrip beginnt mit DIESER allgemeinen Information nach dem Motto „Es ist soweit“
- Im Dezember 2020 hatten bereits die Piloten aus FWW, FIN,FMA,FMB, FVST, K2, K5 und K6 Gelegenheit, einen ersten Einblicke und Überblick über die im Echtbetrieb-Test mögliche Funktionsweise von WinTrip zu gewinnen
- Ab Mitte Februar 2021 wird es solche Einblicke auch in anderen Bereichen geben
- Über ein möglichst breites Schulungsangebot wird gewährleistet, dass WinTrip Nutzer Gelegenheit bekommen, sich mit der Software vertraut zu machen. Die anfängliche Mehrbelastung in der Arbeit soll schnell wegbleiben.
- Die Schulungen laufen parallel zur Bereitstellung im Echt-Betrieb und haben diff. Adressaten-Inhalte-Formen.
- Je nach Rolle (mit den damit verbundenen Rechten und Pflichten) werden dann die Prozesse durchgespielt.
- Die Vermittlung der Systemhandhabung soll auch die richtige Eingabe und Pflege der Daten gewährleisten.
- Das Aufzeigen von Verfahrensablauf und Zusammenhängen soll die selbsterklärende Bearbeitung erleichtern.
- Die Wissensvermittlung bezüglich der IT-Organisation, wie man mit Fehlern umgeht, ist wichtig für Verständnis.
- Neben zentral durchgeführten Schulungen durch die Reisekostenstelle, werden die bereits geschulten Erst-Anwender bzw. Piloten als Multiplikatoren fungieren und ihr Wissen an nachgeordnete Bereiche weitergeben.
- Workshops zur Weitergabe und zur Vertiefung des Wissens und der Erfahrungen folgen
- Über Tests und helfender Begleitung durch K25 bzw. durch die Mitwirkung der Multiplikatoren aus den eigenen Bereichen sollen alle WinTrip-Anwender Zugang zu neuen Lösungen entwickeln und Erfahrungen sammeln.
- Die Erfassung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten erfolgt unter Beachtung geltender IT-Sicherheits-Rechtsvorschriften und Dienstvereinbarungen. Zugangs u.a. Kontrollmechanismen werden realisiert.
Welche Schulungsangebote gibt es? Schulungsformen und Schulungsadressaten:
Schulungsformen: K25 Webseite WinTrip
- Benutzerhandbuch und Dokumentationen
- Analoge und digitale Anleitungshilfen mit Screenshots (Deutsch und Englisch)
- Demo-Videos zur Funktionsvorführung (für gut zugängliche und verständliche Bedienung)
- Workshops u.a. Austauschformate
- Kontaktaufnahme über Telefon, E-Mail, direkt im Büro von K25 - der Reisekostenstelle
Schulungsadressaten: Dienstreisende, Sekretariate/Ökonomie, Genehmigende/Befürworter