FAQ - Dienstreise durchführen

Zu welcher Uhrzeit ist der Beginn bzw. die Beendigung einer Dienstreise zumutbar?

Der Beginn einer Reise ist grundsätzlich ab 06:00 Uhr zumutbar, die Ankunft am Geschäftsort sowie die Rückkehr an den Wohnort bis 24:00 Uhr (keine Unterscheidung nach Sommer und Winter).

Ein früherer Dienstreisebeginn bzw. ein späteres Dienstreiseende aus dienstlichen Gründen (z. B. zweckmäßige Verkehrsmittel, dienstlich bereitgestellte Mitfahr- bzw. Mitfluggelegenheiten) bleiben unberührt.

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In welcher Höhe besteht Anspruch auf Tagegeld im Inland?

Grundlage für die Bemessung dieser Mehraufwandsentschädigung ist § 9 Absatz 4a Satz 3 Einkommensteuergesetz (EStG).

Das Land Sachsen-Anhalt hat den Tagegeldanspruch abweichend davon geregelt (b. B. siehe § 4 BesVersEG LSA), sodass Folgendes gilt:

  • mehr als acht Stunden: 6,00 Euro
  • mindestens 14 Stunden: 12,00 Euro
  • mindestens 24 Stunden: 24,00 Euro.

Eine Dienstreise, die sich über zwei Kalendertage erstreckt, ohne dass eine Übernachtung stattfindet, ist mit der gesamten Abwesenheitsdauer dem Kalendertag der überwiegenden Abwesenheit zuzurechnen.

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In welcher Höhe besteht Anspruch auf Tagegeld im Ausland?

Die Höhe des Tagegeldes für Verpflegungsmehraufwendungen bestimmt sich gemäß § 9 Abs. 4a Nr. 2 und 3 des Einkommensteuergesetzes (EStG) und der in der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und -übernachtungsgelder (ARVVwV) länderbezogen ausgewiesenen Sätze (siehe Formularpool „Tagegeld“)

für eintägige Dienstreisen

bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden 80% des jeweiligen Auslandstagegeldes

 

für mehrtägige Reisen (mit Übernachtung)

unabhängig von der Abwesenheitsdauer

  • am Anreisetag 80% des jeweiligen Auslandstagegeldes
  • am Abreisetag 80% des jeweiligen Auslandstagegeldes

 

bei einer Abwesenheit von 24 Stunden 100% des jeweiligen Auslandstagegeldes.

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Wann und in welcher Höhe besteht ein Anspruch auf Übernachtungsgeld im Inland?

Für eine notwendige Übernachtung erhalten Dienstreisende pauschal 20 Euro pro Nacht.

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Gibt es auch bei Reisen ins Ausland Übernachtungsgeld?

Ja, siehe dazu Formularpool „Tagegeld“  „Auslandstage- und Übernachtungsgelder"

Wird nicht in einem Beherbergungsbetrieb (z. B. Hotel) genächtigt, sondern privat (z. B. bei Verwandten), kann auch bei einem Auslandsaufenthalt pauschales Übernachtungsgeld in Anspruch genommen werden. Es beträgt 50% des Listenbetrages (siehe „Auslandstage- und Übernachtungsgelder“), höchstens jedoch 30 Euro pro Nacht.

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Was ist bei der Ausstellung von Hotelrechnungen zu beachten?

Hotelkosten sind in voller Höhe erstattungsfähig, wenn bei der Buchung und Rechnungslegung des Hotels die Veranlassung durch den Arbeitgeber zum Ausdruck kommt. Das ist der Fall, wenn:

  • die Buchungen in schriftlicher/elektronischer Form vorgenommen sind; d. h., Buchungsbestätigung und Hotelrechnung aufbewahren und der Reisekostenrechnung beifügen; wird WinTrip® genutzt, bitte die entsprechenden Belege hochladen
  • die Rechnung vom Beherbergungsbetrieb auf den Arbeitgeber ausgestellt ist (OVGU Magdeburg, Universitätsplatz 2, 39106 Magdeburg)


Fehlen diese Angaben, liegt keine arbeitgeberveranlasste Buchung vor und es erfolgt eine Kostenerstattung wie folgt:

  • volle Erstattung Nächtigungskosten
  • keine Erstattung Frühstückskosten.
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Auf meiner Hotelrechnung steht Bettensteuer; was ist das/wie gehe ich damit um?

Die Bettensteuer (auch Kulturförderabgabe, Beherbergungssteuer, Übernachtungssteuer, Tourismusabgabe oder City Tax genannt) ist eine kommunale Abgabe, die ein Beherbergungsbetrieb auf Gäste übertragen kann.

Für Übernachtungen, die aus dienstlichen Gründen notwendig sind, muss eine solche Abgabe nicht gezahlt werden. Von dieser kann eine dienstlich reisende Person befreit werden.

Grundsätzlich wird empfohlen, bei der Zimmerbuchung im Beherbergungsbetrieb die Handhabung der Bettensteuer zu erfragen.
Kosten dieser Art müssen im Rahmen einer Dienstreisedurchführung nicht anfallen, sind also vermeidbar.

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Was ist ein City-Ticket?

Das City-Ticket in Verbindung mit der BahnCard berechtigt zur kostenfreien Anfahrt in öffentlichen Verkehrsmitteln (Bus, S-Bahn, U-Bahn und Straßenbahn) zum Bahnhof am Abfahrtsort und zur kostenfreien Weiterfahrt in öffentlichen Verkehrsmitteln am Zielort.

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Kann ich die Dienstreise per Fahrradnutzung durchführen?

Ja, zur Durchführung einer Dienstreise ist auch die Nutzung eines Fahrrades möglich. Das kann ein privateigenes Fahrrad sein, aber auch ein Mietfahrrad (Kostenerstattung siehe „FAQ – Dienstreise abrechnen").

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Muss ich eine private BahnCard zum Kauf von Fahrkarten für Dienstreisen einsetzen?

Eine BahnCard ist eine Fahrpreisermäßigung (wie auch z. B. Sparpreise, Zeit- und Streckenkarten). Bei einer privaten BahnCard, die aus persönlichen Erwägungen erworben wurde, entstehen keinerlei Mehrkosten, wenn sie zum Erwerb von Fahrkarten im Rahmen der Dienstreise verwendet wird. Da Fahrpreisermäßigungen zu nutzen sind (geregelt im § 4 Bundesreisekostengesetz (BRKG)), ist eine private BahnCard zum Erwerb von Fahrkarten einzusetzen.

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Was ist die Bescheinigungspflicht „M“ des Arbeitgebers?

Gemäß Ministerium der Finanzen des Landes Sachsen-Anhalt hat der Arbeitgeber, der einem Arbeitnehmer eine mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur Verfügung stellt, den Großbuchstaben „M“ im Lohnkonto und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung zu erfassen. Es handelt sich hierbei um eine gesetzliche Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflicht.

Diese Regelung greift, wenn Sie seitens des Arbeitgebers eine Mahlzeit erhalten haben (z. B. im Rahmen einer Tagung, Hotelübernachtung) und diese vom Arbeitgeber durch Übernahme der Rechnung erstattet wurde.

Die Meldung an die Finanzbehörde wird seitens der Reisestelle (K25) erbracht.

Siehe dazu auch Homepage K25

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Welche Bedeutung haben Sachbezugswerte?

Hier geht es um die Versteuerung von Mahlzeiten, die im Rahmen von dienstlichen Maßnahmen zur Verfügung gestellt werden.

Besteht im Rahmen von solchen dienstlichen Maßnahmen (Bsp. Dienstreisen, Fort- und Weiterbildungen) ein Anspruch auf Tagegeld (Verpflegungsmehraufwendung), findet keine Besteuerung der Mahlzeit statt.

Werden Mahlzeiten ohne Anspruch auf Tagegeld zur Verfügung gestellt (Bsp. Erhalt einer Mahlzeit während der Dienstreise mit weniger als 8 Stunden Abwesenheitsdauer von der Wohnung/Beschäftigungsstätte) oder findet eine Vollverpflegung bei einem Tagegeldanspruch von 6 Euro statt, sind die Mahlzeiten mit den amtlichen Sachbezugswerten zu besteuern.

Die Meldung an die Finanzbehörde erfolgt durch die Reisestelle (K25).

Siehe dazu „Sachbezugswerte bei Dienstreisen“ in „Reisekosten-Richtlinie“/“G3 Kostenerstattung von Tagegeld und Nebenkosten“ und/oder Formularpool

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Letzte Änderung: 30.08.2021 - Ansprechpartner: Webmaster