Die Dienstreise muss grundsätzlich vor Antritt von der/vom Vorgesetzten schriftlich genehmigt werden. Nutzen Sie dafür den

Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise

Reisekostenrechtliche Prinzipien, welche anschließend die Reisekostenabrechnung erleichtern (die schriftliche Genehmigung ist Grundlage für die Berechnung der Reisekostenvergütung und muss der Abrechnung im Original beigefügt werden), können somit schon vor Antritt einer Dienstreise geprüft und festgelegt werden.

• Die schriftliche Genehmigung dient der Rechtssicherheit (z. B. Anspruch auf Reisekostenvergütung, Unfallfürsorge, etc.).
• Die/Der Vorgesetzte hat die Notwendigkeit einer Dienstreise unter Berücksichtigung der zur Verfügung stehenden Mittel zu prüfen. Das Gebot der Sparsamkeit hat sowohl der Dienstreisende als auch der/die Vorgesetzte zu beachten.
• Dazu gehört auch, dass der Antritt und die Beendigung der Dienstreise an der Wohnung oder der Dienststelle nach diesem Grundsatz zu bestimmen ist. Die/Der Vorgesetzte kann hierzu eine Anordnung treffen. (Es handelt sich um die Wohnung, von der aus der Bedienstete regelmäßig seiner dienstlichen Tätigkeit nachgeht, ein zweiter Wohnsitz, z.B. Familienwohnsitz bleibt unberücksichtigt.)
• Die Genehmigung einer Dienstreise muss im Original zusammen mit der Reisekostenabrechnung vorgelegt werden.
• Eine dauerhafte Genehmigung für Dienstreisen ist nur in Ausnahmefällen zulässig. Sie darf nur an Dienstreisende erteilt werden, die Dienstgeschäfte bestimmter Art an demselben auswärtigen Geschäftsort über einen längeren Zeitraum hinweg zu erledigen haben.
• Für Externe ohne Dienst- oder Beschäftigungsverhältnis zur OVGU ist keine Genehmigung erforderlich. Ein Einladungsschreiben, privatrechtliche Vereinbarung oder ähnliches sowie eine Bestätigung des Instituts/Bereichs zur Kostenübernahme ist erforderlich. Auch hier ist der Sparsamkeitsgrundsatz zu beachten.