Sekretariate im Netz

Hilfreiche Plattform

Nachdem es den Mitgliedern des SAN-Netzwerkes, des Sekretariats-Assistenz-Netzwerkes, an der Universität Bremen, das bereits im Jahr 2003 gegründet wurde, im Mai 2005 aus nicht möglich war, der Präsentation des „Schwesternetzwerkes" SiN (Sekretariate im Netz) an der Otto-von-Guericke-Universität beizuwohnen, kam Mitte Dezember 2005 endlich der lang erwartete Besuch in Magdeburg zu Stande.

Unter der Lupe

Lange hatten sich beide Teams auf dieses Treffen vorbereitet, das jeweils andere Arbeitsportal genauestens unter die Lupe genommen und ganz gezielte Fragen formuliert, immer unter dem Aspekt, den eigenen Mitarbeitern künftig noch mehr „Service rund um das Sekretariat" anbieten zu können. Entsprechend hoch waren sowohl die Erwartungen als auch die Spannung, die herrschte, als die drei Gäste aus Bremen – Anette Masch, Gabriele Knoop und Angelika Rinkel – eintrafen. Aber alle Aufregung war schnell verflogen und die Stimmung von Anfang an sehr freundschaftlich und konstruktiv. Nach einer ersten Begrüßung stellte Simone Siebrecht, Moderatorin der Magdeburger SiN-Arbeitsgruppe, ihr Team vor. Sie erinnerte auch daran, wie herzlich sie im Oktober 2003 in Bremen empfangen wurde, als sie eine Einladung des SAN-Teams zur Vorstellung ihres Projektes an der dortigen Universität nutzte und dabei von deren Idee so begeistert war, dass sie spontan beschloss: So etwas müssen wir hier in Magdeburg auch haben!

Arbeit mit Formularen

Nach einem ersten Gedankenaustausch zu den spezifischen Inhalten der beiden Netzwerke luden die Magdeburger ihre Gäste aus Bremen zu einem gemeinsamen Mittagessen in die Cafeteria des Gebäudes 18 ein. In gemütlicher Runde lernte man sich bei gutem Essen schnell näher kennen und schätzen. Im Anschluss daran setzten beide Teams die angeregte Diskussion zu speziellen Arbeitsproblemen fort und tauschten dabei vielfältige Erfahrungen aus. Gemeinsam suchte man nach Lösungswegen für Probleme im täglichen Umgang mit den beiden Plattformen, wie z. B. die Arbeit mit Formularen im pdf-Format, welche sich aber nicht ohne zusätzliche Software auf dem PC am Arbeitsplatz speichern lassen.

Während den Magdeburgern u. a. die professionelle Optik und die unkomplizierte Kommentierungsmöglichkeit als Grundlage für die ständige aktive Kommunikation zwischen allen Nutzern des Bremer SAN-Netzwerkes besonders gut gefällt, zeigten die Bremerinnen großes Interesse an Hörbeispielen (Audiodateien) zu Redewendungen in verschiedenen Fremdsprachen sowie an den „Tipps & Hinweisen" im Umgang mit den gängigen Anwenderprogrammen (Word, Excel, Access), die auf den SiN-Seiten in Magdeburg angeboten werden.

Fruchtbares Treffen

Völlig selbstverständlich gab man sich wertvolle Tipps und Hilfestellungen und schaffte sich gegenseitig Zugangsmöglichkeiten zu allen im jeweiligen Netzwerk enthaltenen Informationen. Eine sehr fruchtbare Diskussion gab es auch zu der Frage, wie es den Magdeburgern gelungen ist, nicht nur Sekretärinnen aus den verschiedenen Fakultäten in ihrer Arbeitsgruppe zu vereinen, sondern auch Sachbearbeiter aus der Verwaltung, wissenschaftliche Mitarbeiter sowie den Dezernenten des Akademischen Auslandsamtes, Dr. Uwe Genetzke, für ihre Arbeit zu begeistern.

So verging die Zeit eigentlich viel zu schnell! Ein gemeinsames Photo wurde als Erinnerung noch geschossen, bevor die Bremer Gäste am Nachmittag nach einer kurzen Begutachtung des neuen Hundertwasserhauses in Magdeburg die Heimreise antraten.

Und über eines sind sich alle Teilnehmer des Treffens am Ende dieses Tages im Klaren gewesen: Das war nicht unsere letzte Begegnung – auf ein Neues in Bremen, vielleicht schon im kommenden Jahr!

   Simone Siebrecht