Informations- und Kommunikationsplattform für Sekretariate im Netz

Von A wie Akte bis Z wie Zuarbeit

Vor reichlich einem halben Jahr konstituierte sich die Arbeitsgruppe SiN – Sekretariate im Netz. Entsprechend des Vorbildes SAN der Universität Bremen hat SiN sich die Aufgabe gestellt, eine Informations- und Kommunikationsplattform zu schaffen, die ganz speziell auf die Bedürfnisse des Wissenschafts- und Verwaltungsbetriebes innerhalb unserer Universität ausgerichtet ist.

Das Vorhaben stieß nicht überall auf ungeteilte Zustimmung. Skeptiker meinten, alle Informationen wären ja vorhanden und außerdem würde die Entwicklung der Plattform zusätzliche Kosten verursachen.

Dem kann entgegengehalten werden, dass es gerade das Ziel der Arbeitsgruppe ist, all diese Informationen und Arbeitshilfen zu sammeln und in komprimierter, schnell zugänglicher Form zu präsentieren und das auf einer Plattform, die möglichst kostenneutral entwickelt wurde. Diesem Anspruch ist die Arbeitsgruppe in den zurückliegenden sechs Monaten auch treu geblieben.

Eine kurze Bilanz

Jetzt, wenige Wochen vor dem Probebetrieb und ein halbes Jahr vor der endgültigen Inbetriebnahme, ist es Zeit, eine kurze Bilanz zu ziehen.

In der Arbeitsgruppe arbeiten gegenwärtig 13 Mitglieder. Von der Sekretärin über den HiWi und die Sachbearbeiterin bis hin zum Dezernenten sind alle Ebenen der Verwaltung vertreten. Ohne die tatkräftige Unterstützung des Universitätsrechenzentrums wäre die Arbeitsgruppe allerdings kaum denkbar.

In den vergangenen Monaten wurde die Struktur der Plattform konzipiert, immer wieder überarbeitet und dann schließlich realisiert. Für die einzelnen Bereiche wurden Redaktionsteams gebildet, die für die Umsetzung der einzelnen Vorschläge verantwortlich sind.

Die Plattform wird in drei Bereiche eingeteilt sein. Ein Bereich ist vornehmlich dem Redaktionsteam vorbehalten. Nutzer können hier aber auch Foren zu bestimmten Problemen initiieren und ihre Verbesserungs- und Ergänzungsvorschläge loswerden. Denn eines ist sicher: Mit der Freigabe für die allgemeine Nutzung wird die Arbeit an der Plattform nicht abgeschlossen sein. Die Arbeitsgruppe betrachtet SiN dann auch als dynamisches Kommunikationssystem, das erst durch seine intensive Nutzung, Erweiterung und Verbesserung wirklich Sinn macht.

Unter „Von A(kte) bis Z(uarbeit)" soll der „gestresste Verwaltungsmensch" in kompakter und übersichtlicher Form endlich alles finden, was ihm seine Arbeit in irgendeiner Weise erleichtert. Egal ob man Formulare oder Vorlagen sucht, Fragen zum Reiserecht, zur Gesundheit, zu Personal, Finanzen oder Büroorganisation hat– SiN kann weiterhelfen.

Der dritte Bereich hat nur peripher mit der Arbeit zu tun. Hier findet man u.a. die Angebote des Studentensports oder Hinweise zur sprachlichen Weiterbildung, egal ob im stillen Kämmerlein oder in einer Gruppe. Hinter „Sonstiges" verbirgt sich die eine oder andere Überraschung – mehr sei vorerst nicht verraten.

Etwa 90Prozent der Inhalte wurden bisher eingestellt und nun steht der schwierigste Teil der Arbeit bevor: die Feinabstimmung. Wurde wirklich nichts vergessen? Ist die Plattform benutzerfreundlich aufgebaut? Was kann man am Layout noch verbessern? Und, und, und ...

Trotzdem sind die Macher ganz zuversichtlich, die selbst gesetzten Termine (Erprobungsphase: 1. Januar bis 31.März 2005, offizielle Inbetriebnahme: 1. April 2005) halten zu können.

Mit Blick auf dieses Projekt kann festgestellt werden, dass einige der Zielstellungen, die für die gesamte Plattform aufgestellt waren, in der Arbeitsgruppe bereits realisiert wurden: Der Isolation am Arbeitsplatz entgegenzuwirken und ein Kommunikationsnetzwerk durch interaktiven Erfahrungs- und Informationsaustausch zu installieren.

Über den Tellerrand

Projekte wie SiN zeigen auch, dass es möglich ist, Mitarbeiter zu motivieren, sich weit über das eigene Arbeitsumfeld hinaus zu engagieren, eigene kreative Lösungsansätze für komplexe Problemstellungen zu entwickeln und das alles ohne gleich primären materiellen Nutzen daraus ziehen zu können.

Bleibt nur zu hoffen, dass ab dem 1.Januar 2005, wenn die Plattform in ihre Erprobungsphase geht, die Skeptiker vom Nutzen dieses Projektes überzeugt werden können und sie dann ab dem 1. April 2005, wenn SiN ganz offiziell an den Start geht, zu den eifrigsten Nutzern zählen werden. Visionen sollte man schon haben dürfen, oder?    Dr. Uwe Genetzcke